Jornada de Vendas: conheça a etapa do Pedido de Compra
Na Jornada de Vendas da Portobello Shop, após o orçamento ser aprovado pelo Cliente Final, o Consultor de Vendas faz a conversão para pedido de venda no Salesforce e realiza os procedimentos de pagamento junto ao cliente.
Para que o cliente receba o produto adquirido, é necessário que a Loja faça a compra do produto com a fábrica da Portobello, no Salesforce.
Esse processo é chamado de Pedido de Compra é de responsabilidade do Administrativo.
Clique na imagem ao lado para ampliá-la e confira, na Jornada de Vendas onde se localiza o processo de Pedido de Compra.
Neste conteúdo você verá:
- Documentos Necessários;
- Chatter | Salesforce: Comunicação da área de Vendas e Administrativo;
- Como Fazer um Pedido de Compra no Salesforce?;
- Exceções do Pedido de Compra;
- NF de Faturamento Antecipado;
- Acompanhamento do Pedido;
- Dúvidas Frequentes.
Documentos Necessários
Para gerar um Pedido de Compra, é importante que o Administrativo receba 2 documentos do time de Vendas: Pedido de Venda assinado e Comprovante de Pagamento. Caso falte algum deles, não é possível seguir o Pedido de Compra devido a conformidade da informação.
Pedido de venda: Ele é gerado pelo Consultor de Vendas, no Salesforce, após o cliente aprovar o orçamento e realizar o pagamento. O contrato/termo de compra consta dentro do pedido de venda e pode ser acessado pelo cliente final via link, além de poder ser assinado digitalmente.
Com o objetivo de deixar o processo de assinatura mais enxuto para o Cliente Final, foi implantada em Maio de 2023 uma melhoria no Salesforce. O Cliente passa a assinar apenas o Pedido de Venda. O contrato/termo de compra pode ser visualizado por ele por meio de um link disponível dentro deste documento. Confira mais detalhes.
Comprovante de Pagamento: O Consultor de Vendas conduz este processo de pagamento junto ao cliente, de acordo com a Cartilha de Desconto vigente disponível no Portal do Franqueado > Comercial > Política de Desconto.
Você sabe o que é Análise de Crédito?
A análise de crédito é feita em operações financeiras ou de compra e venda e tem como objetivo minimizar o risco de inadimplência por parte do Cliente Final. Nas lojas Portobello Shop a análise de Crédito é feita pelo Administrativo geralmente no processo de pagamento. Cada loja tem sua própria metodologia para realizar essa análise, podendo ser contratados sistemas de análise, como Serasa, por exemplo.
Confira outros conteúdos que podem auxiliar no Pedido de Compra.
“Quanto mais informações constar no pedido de venda, mais ágil fica para o administrativo implantar o Pedido de Compra.
Mencionar detalhes da forma de pagamento é importante. Por exemplo:
- se for acordado com o cliente uma data de vencimento especial de um boleto,
- se houver necessidade de copiar algum um email que não esteja cadastrado e que precise estar em cópia,
- se for venda para fora do estado,
- data desejo do cliente.
Qualquer observação pontual sobre aquele pedido, é importante estar de forma clara na observação. Principalmente as informações relacionadas a data desejo e data de entrega.
Haverá agilidade no Pedido de Compra se o Administrativo tiver essas informações mencionadas. Cada pedido deve ser tratado como único e tem suas particularidades. ”
Marina Cortes – Gerente Administrativa Loja Valinhos/SP
Algumas lojas ainda utilizam documentos impressos para implantar o Pedido de Compra. Porém, sustentabilidade para a Portobello significa ter consciência de suas ações e dos impactos de suas escolhas. Por isso, use e abuse dos documentos digitalizados.
Uma boa prática é o Consultor de Vendas anexar os documentos necessários na aba Relacionados do pedido de venda no Salesforce.
Chatter | Salesforce:
Comunicação da área de Vendas e Administrativo
Uma boa comunicação entre Consultor de Vendas e Administrativo é imprescindível para que o processo de pedido de compra ocorra de forma fluida.
Uma boa prática é o Consultor de Vendas marcar (mencionar) o Administrativo da Loja no Chatter quando todos os documentos estiverem de acordo.
Caso o Administrativo encontre alguma divergência, a comunicação com o Consultor pode ser feita pelo mesmo canal.
“É imprescindível que o Pedido de Compra seja realizado o mais rápido possível, após o fechamento da venda com cliente, principalmente quando for pedido com entrega imediata – primeira agenda do estoque disponível. Dessa forma temos uma chance maior de concorrer com o estoque e ter a reserva concluída. Por isso, a comunicação entre Consultor de Vendas e Administrativo deve ser clara e fluida.”
Marina Cortes – Gerente Administrativa Loja Valinhos/SP
Como Fazer um Pedido de Compra no Salesforce?
Pedido de Compra com Pedido de Venda
Pedido de Compra usando um pedido de venda: O cenário mais comum
O Pedido de Compra a partir de um pedido de venda é o cenário mais comum que temos em loja. O processo geralmente inicia quando chega uma mensagem no Chatter do Salesforce, com o Consultor enviando a documentação. Confira o passo a passo.
Somente devem ser implantados Pedidos de Compra que tenham a documentação necessária inclusa.
Caso o pedido tenha algum item Officina personalizado ou projetos especiais, será gerado um pedido de compra específico para este item. Essa separação ocorre por conta do prazo de produção.
Exceções sobre o Pedido de Compra
Pedido de Compra para Estoque Próprio
Algumas lojas compram produtos para seu próprio estoque e nesses casos o Pedido de Compra também é feito pelo Salesforce. Este cenário é um pouco mais simples pois não envolve assinaturas nem conferência de documentos. Confira o passo a passo.
Pedido de Compra para Assistência Técnica
Outro cenário possível é quando o cliente percebe uma avaria no produto e abre um chamado de Assistência Técnica. Em alguns casos é necessário comprar o produto novamente para fazer a reposição para o cliente final.
Este cenário é um pouco mais simples pois não envolve assinaturas nem conferência de documentos. Mas, é importante ter o número do chamado da Assistência Técnica em mãos para efetuar o Pedido de Compra.
Pedido de Compra com Pedido de Venda
Pedido de Compra para Fora do Estado
Lojas atendidas por Centros de Distribuição (Lojas CIF) podem efetuar pedidos de venda para clientes que moram em estados diferentes de onde a loja está localizada.Nesse caso, o processo de Pedido de Compra ocorre normalmente, conforme o tópico Pedido de Compra com pedido de venda.
Porém, o atendimento do cliente será feito via CD mais próximo. A loja deve então realizar a compra via Salesforce e abrir um chamado para o Customer Service (CS), solicitando uma ordem Interestadual. O CS irá fazer uma cópia do pedido saindo do CD mais próximo e irá informar no chamado o número da nova ordem.
Um exemplo seria a loja de Tijucas/SC vender para alguma loja de São Paulo. Neste caso é necessário abrir o chamado para que o pedido saia doCentro de Distribuição de Jundiaí/SP – CDS
No dia a dia é possível ouvir termos como implantar o Pedido de Compra, integrar o Pedido de Compra ou colocar uma ordem. A grande sacada aqui é entender que todas essas expressões fazem parte do processo fazer Pedido de Compra.
O que acontece depois do Pedido de Compra?
NF de Faturamento Antecipado
Após o cenário mais comum do Pedido de Compra (Pedido de Compra usando um pedido de venda), o Administrativo deve emitir a Nota de Faturamento Antecipado, no sistema Microvix, para fins de documentação e contabilidade.
“A Franqueadora recomenda que a Nota Fiscal de Faturamento antecipado seja emitida somente após o pagamento efetuado ou validado. Como nos casos de pagamento com cartão, se já foi aprovado, por exemplo. Essa orientação tem como objetivo evitar inadimplências e processos confusos.”
Marleen da Rosa – Coordenadora do Centro de Serviços Compartilhados (CSC – Franqueadora Portobello Shop)
Acompanhe um resumo desse processo:
Clique na imagem para apliar.
Acompanhamento do Pedido
Outro processo importante após qualquer Pedido de Compra é o acompanhamento do pedido, que deve ser feito usando a ferramenta Visão Pedido: um tracking de pedidos que permite o acompanhamento dos pedidos desde o momento da compra até a entrega ao cliente final.
Para dar continuidade na Jornada de Vendas, esses são os conteúdos que recomendamos para você após o Pedido de Compra.
Dúvidas Frequentes
Não recomendamos.
A Franqueadora Portobello Shop orienta aos Consultores de Vendas que o orçamento seja convertido em pedido de venda com a data correta, a data desejo do cliente. Caso o consultor não tenha colocado a data desejo corretamente, por exemplo, é possível alterar essa informação antes de integrar o Pedido de Compra com a fábrica.
Sim.
É possível criar quantos pedidos de compra forem necessários, desde que tenha algum produto do pedido de venda que ainda não tenha sido comprado.
Uma prática interessante nesse formato é gerar várias compras com data de desejo diferente, para vendas com várias entregas, sem a necessidade de habilitar a entrega parcial.
Não.
Se for necessário cancelar o Pedido de Compra com a fábrica é necessário abrir um chamado para a área de Customer Success.
Em casos de pedidos de clientes (pedido que não é para estoque próprio ou assistência técnica), o Pedido de Compra deve ser feito no mesmo mês que o Pedido de Venda por conta da tabela de preços vigente.
Caso o Pedido de Compra não seja feito no mesmo mês do Pedido de Venda, é necessário realizar um novo orçamento, nova conversão em pedido de venda, para poder fazer o pedido de compra com a tabela atualizada. Lembre-se da importância de uma boa comunicação com o Consultor de Vendas nesse caso.
O Pedido de Compra com a Fábrica pode ser nomeado de outras formas dependendo da ferramenta utilizada. Analise as imagens a seguir para facilitar sua comunicação com a Franqueadora:
No sistema Visão Pedido o campo Pedido de Compra se chama Pedido Portobello.
No sistema Oracle o campo Pedido de Compra se chama Ordem. Você pode consultar este campo no Salesforce, no local indicado na imagem abaixo.
